MICROSOFT WORD (WORD PROCESSOR)

MS-WORD (WORD PROCESSOR) 

A word Processor can be described as application software that helps in the production of a document. It is a text editor that allows us to type, edit and save text. 

Example of Word Processor Software: 

¨ Microsoft Word 

¨ Word Star –

¨ WordPerfect 

¨ Lotus Notes 

¨ Perfect Writer 

¨ Professional Write 

¨ MultiMate 

¨ Word Pad 

Microsoft Word 

Microsoft Word is an example of a word processor. It is a powerful Application with special 
capabilities to manipulate text. 

Advantage of the Microsoft Word 

§ Mainly, MS Word is used to produce textual documents such as CVs, memos, legal documents, proposals, newsletters, questionnaires, term papers etc. 

§ It can be used to add graphics and pictures in a document. 

§ The ease of creating tables in MS Word makes it an important tool for preparing easy and quick to understand documents in summary. 

§ Presenting a document in columns makes it easier to read and draw comparison. 

§ Other features like drop capitals, automatic spell checking of word and grammar, finding and 
replacing text etc are some of the features that make documents formal. 

To start Microsoft Word (For office 97, 2000, 2003) 
Steps: 

i. Click on the start button 

ii. Point programs 

iii. Select Microsoft Word 

To start Microsoft Word (For office 2003 win XP) 
Steps: 

i. Click on the start button 

ii. Point programs 

iii. Point to Microsoft Office 

iv. Click on Microsoft Office Word 2003 

Components/Elements of the Microsoft Word 

o Title Bar— This displays file name and name of the application program 

o Menu Bar — It contains nine option, which are File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window and Help. 

o Standard Toolbar — This provides the shortcuts for the Menu commands 

o Formatting Toolbar — this help to format the text in the document 

o Status bar — Displays the information about the active document on which you are currently working. The 

o information consists of page number, the column and line number on which you have positioned your cursor (Insertion point) 

o Insertion Point — This is blinking vertical object that indicates the position on the document where the text or graphics will be inserted. 

o Workspace — This is the area in the document where the text or graphics is inserted. 

o Drawing Toolbar - Help to draw line and diagrams in the document. 

o Vertical Scrollbar — This is used to move document vertically UP or DOWN 

o Horizontal Scrollbar — This is used to move document horizontally LEFT or RIGHT 
Title Bar 

1 Components/Element of the Microsoft Word 

TO SAVE DOCUMENT FOR THE FIRST TIME 

When you type text or inserting graphics in a document, the document is stored in internal memory of the computer (primary storage), in order to preserve the document for future use, you are supposed to save it on the permanent storage devices like Hard Disk, Floppy Disk, Flash Disk, Compact Disk 
(CD). 

The File Menu gives the Save and Save As features for saving your documents. If you are saving your document for the first time you choose Save As option, state folder in which Word should store your file and give a name to your document. While working in a document that has already been stored once, choosing the Save feature will note the changes made and save the document with the latest changes. 

Steps to Save Document 

i. Click on file menu 

ii. Click Save As option 

iii. Save As dialog box will appear 

iv. Specify location 

a. My Document 

b. Desktop 

c. Flash Disk 

d. Local Disk ‘C’ etc 

v. Type file name 

vi. Click on Save button 

To open existing file 

i. Open Microsoft Word 

ii. Click on File Menu 

iii. Click on Open option 

iv. Open dialog box will appear 

v. Specify location you want to retrieve your file (Use the “ look in” drop down menu, to select drive or folder that contains the needed file) 

vi. Select your file then click Open button (also you can double-click to open specified file) 

Alignment determines the appearance, position and orientation of the edges of the paragraph or selected text within a document. There is left, right, center and justified alignment. 

For Alignment: 

1. Select the text you want to align 

2. Click on the specific alignment button you want on Formatting Toolbar 

Copying Text 

Word allows you to copy the text to another part of the same document or to a different Document. 
Steps: 

i. Select the text to be copied 

ii. Click on Edit menu 

iii. Click Copy 

iv. Place a cursor where you want to paste the text 

v. Click on Edit menu 

vi. Click Paste 

Or 

i. Select the text you want to copy 

ii. Click on copy button on Standard toolbar 

iii. Position cursor where you want to pate 

iv. Click Paste button on standard toolbar 

Moving (Cut) the text 
Steps: 

i. Select the text to be moved 

ii. Click on Edit menu 

iii. Click Cut 

iv. Place a cursor where you to paste the text 

v. Click on Edit menu 

vi. Click Paste 

Or 

i. Select the text you want to move 

ii. Click on Cut button on standard 

iii. Position cursor where you want to paste 

iv. Click Paste button on standard 

Deleting text 
Steps: 

i. Select the text to be deleted 

ii. Hold down the delete key on the keyboard 

Changing Font Type 
A font refers to the manner or style in which the text is displayed in the document. 
Different font contains different of characters and symbols. 
In changing font, you can set the font type, font size, font style, font color, and underline 
Style, underline color and font effect. 

For Font Type: 
Steps: - 

i. Select the text to be formatted 

ii. Select the down — drop arrow of the font list Time new Roman from the Formatting toolbar

iii. Choose a font 

For Font Size 
Font size refers to the measurement of the size of the text 
Steps: 

i. Select the text to be formatted 

ii. Select the down-drop arrow of the font size List 12 from the Formatting Toolbar 

iii. Choose a font size 

For Font Color: 
Steps: 

i. Select the text to be formatted 

ii. Select the down-drop arrow of the font color, from the Formatting toolbar 

iii. Choose a font color

For highlight the text 
Steps: 

i. Select the text you want to highlight; 

ii. Click on the highlight button on the standard toolbar. 

iii. Pick a color to highlight. 

NB: You can set your text by selecting the Bold (B), Italic (I), and Underline (JD the Formatting toolbar. [B lj] 

FONT PROPERTIES DIALOGUE BOX

1. Select text or number you want to change font 

2. Click on format menu 

3. Click font option 

4. Font dialogue box will appear 

a. Font Tab 

i. Font 

ii. Font Style 

iii. Font Size 

iv. Font Color 

v. Underline Style 

vi. Underline Color 

b. Effect options 

i. Strikethrough 

ii. Double strikethrough 

iii. Superscript P2 

iv. Subscript 02 

v. Shadow 

vi. Outline 

vii. Emboss 

viii. Engrave 

ix. Small Caps 

c. Character Spacing Tab 

Ø Spacing combo box 

1. Expand (By…………..Pts)

2. Condensed (By……….Pts)

5. Click 0k 

 TO SET PAGE SETUP 

Steps: 

1. Click on File menu 

2. Click Page setup 

3. Page Setup dialog box will appear 

4. Click on Margin tab 

5. Set the margin number (T op, Bottom, Right, or left) 

6. Click Ok 

TO CHANGE PAPER ORENTATION 
Steps: 

1. Click on File menu 

2. Click Page setup 

3. Page setup dialog box will appear 

4. Click Paper direction in a orientation box (a. Landscape b. Portrait) 

5. Click OK. 

TO ZOOM A DOCUMENT 
Steps: 

1. Click on View menu 

2. Click Zoom 

3. Zoom dialog box will appear 

4. Choose the percentage you want to zoom like Page width, text width, whole page etc. 

5. Click OK. 

HEADER AND FOOTER 

Headers and footers are areas in the top and bottom margins of each page in a document. 

You can insert text or graphics in headers and footers - for example, page numbers, the date, a company logo, the document’s title or file name, or the author’s name - that we printed at the top or bottom of each page in a document 

Steps: 

1. Click on View menu 

2. Click Header and Footer 

3. Header and Footer dialog box will appear 

4. Type Header then Footer 

5. Close Header and Footer toolbar 

TO SET PAGE NUMBER 
Steps:

a. Click on Insert menu 

b. Click Page number 

c. Page number dialog box will appear 

d. Choose position where you want to keep your number 

i. Top of the Page (Header) 

ii. Bottom of the Page (Footer) 

iii. Click format Button to format number 

e. You can choose alignment you like (Right, Centre Left Inside or Outside) 

f. Click OK. 

TO INSERT DATE AND TIME 
Steps: 

v Position your cursor where you want to display date and time

v Click Insert menu 

v Click Date and Time  

v Date and Time dialog box will appear  

v Select Date and Time you like 

v Click OK. 

TO SET DROP CAP 
Steps: 

1. Select the paragraph that you want to begin with a “drop cap,” a large dropped initial capital letter. 

2. Click on Format Menu 

3. Click on Drop Cap  

4. Drop Cap dialog box will appear 

5. Choose Drop cap style E.g. Dropped or In Margin 

6. Click Ok 

SET LINE SPACING AND INDENTING 
Line spacing determines the amount, of vertical space between lines of text. Microsoft Word uses single line spacing by default. ‘The line spacing you select will affect all lines of next in the selected paragraph. 

Indentation determines the distance of the paragraph from either the left or right Margins. Within margins you can increase or decrease the indentation of a Paragraph or selected text. 

For indentation: 

1. Select the text you want to change indents 

2. Click on Increase or Decrease Indent button on Formatting Toolbar 

For Line spacing 

Steps: 

 Select paragraph you want to change line spacing 

 Click on Format menu 

 Click Paragraph 

 Scroll down Line Spacing combo box 

 Choose spacing style you want E.g. Double, Single etc 

 Click Ok. 

BULLETS AND NUMBERING 

BULLETS: 
Steps: 

ü Select the paragraph or line you want to set it 

ü Click Format menu 

ü Click Bullet and Numbering 

ü Bullets and Numbering dialog box will appear 

ü Click Bullets Tab 

ü Choose bullets style you like by clicking in box (You can choose more bullets click on Customize button)

ü Click OK. 

NUMBERING: 
Steps: 

1. Select the paragraph or line you want to insert numbering 

2. Click Format menu 

3. Click Bullets and Numbering 

4. Bullets and Numbering dialog box will appear  

5. Click Numbered Tab 

6. Choose number style you like (You can choose more number by clicking Customize button) 

7. Click OK 

TO REMOVE BULLETS AND NUMBERING 
Steps: 

i. Select the paragraph or line you want to remove Bullets or Numbering 

ii. Click Format menu 

iii. Click Bullets and Numbering 

iv. Click Bullets or Numbered Tab 

v. Click NONE box 

vi. Click OK. 

SYMBOL 
Steps: 

1. Position your cursor where you want insert symbol 

2. Click Insert menu 

3. Click Symbol 

4. Choose the symbol you like (You can insert more different symbol choose different font like weddings, Symbol etc 

5. Click Insert button. 

CHANGE CASE 
Refer the changes of format text or paragraph from small later to the big later. 
Steps: 

§ Select the paragraph or text you want to change case. 

§ Click on format menu 

§ Click change case 

§ Choose style you like e.g. 

a. Sentence case 

b. Lower case 

c. Upper case 

d. Title case 

e. Toggle case 

§ Click OK. 

BOARDERS AND PAGE BOARDERS 

I: BOARDER. 

Refer the line style round in the paragraph line or text and other features inserted in your documents.

Steps: 

Select the line or paragraph you want to insert boarder. 

1. Click on format menu 

2. Click boarder and shading 

3. Click on boarder Tab  

4. Choose boarder style you like 

§ Choose boarder color if you want 

§ Choose line width if you want 

5. Click OK 

II: PAGE BOARDER 
You can add a border to any or all sides of each page in a document, to pages in a section to the first page only, or to all pages except the first. You can add page borders in many line styles and colors, as well as a variety of graphical borders. 
Steps: 

1. Click on format menu 

2. Click Boarder and shading 

3. Click on page Boarder Tab 

4. Choose page Boarder style there are line and Board Art 

5. Click Boarder Art if you want to insert Boarder Art style 

6. Click OK 

III: SHADING: 
-Refer the color style you Apply where place older you insert Boarder or palavered 
Steps: 

1. Select paragraph or line you want to apply shading. 

2. Click on format menu 

3. Click Boarder and shading 

4. Click shading Tab 

5. Choose color style you like to apply 

6. Click OK. 

TABLE 

A table is made up of rows and columns of cells that you can fill with text and graphics. Tables are often used to organize and present information. You can also use tables to create interesting page layouts, or to create text. 

1. To insert Table 
Steps: 

i. Position your cursor 

ii. Click table menu 

iii. Point insert 

iv. Click Table 

v. Insert Table box will appear 

vi. Enter number of columns and Rows 

vii. Click ok. 

2. Insert new column 

Steps: 

i. Select number of column you want to insert 

ii. Click table menu 

iii. Point insert 

iv. Click column left or Right 

3. Insert new row 
Steps: 

i. Select number of row you want to insert 

ii. Click Table Menu 

iii. Point insert 

iv. Click Row below or Above 

4. To delete Row / column 

Steps: 

i. Select the Row / Column you want to delete 

ii. Click table Menu 

iii. Point delete 

iv. Click column or Row 

5. To delete table 

Steps: 

i. Select table you want to delete 

ii. Click Table Menu 

iii. Point delete 

iv. Click Table 

6. How to merge a cell 
You can combine two or more cells in the same row or column into a single cell. For example, you can merge several cells horizontally to create a table heading that spans several columns. 

Steps: 

i. Select cell you want to merge 

ii. Click Table Menu 

iii. Click Merge 

7. How to split a cell 

Steps: 

i. Position your cursor or select the cell you want to split 

ii. Click table menu 

iii. Click split 

iv. Enter number of columns and rows 

v. Click ok 

8. To set Text Direction 
Steps: 

i. Select text to change direction 

ii. Click format Menu 

iii. Click text Direction 

iv. Choose direction you want 

v. Click ok 

9. 
How to sort data 
Refer to arrange data in alphabetical order like Ascending or Descending A - Z or Z - A 
Steps: 

i. Select data you want to sort 

ii. Click table menu 

iii. Click sort

iv. Choose option you want Ascending or Descending 

v. Click ok 

10. How to use cell alignment 
Steps: - 

i. Select Column/Row you want to change alignment 

ii. Right click on the section 

iii. Point to cell alignment 

iv. Click alignment you want like Top; Centre, Right Centre etc. 

11. How to change Table Auto format 

i. Select Table you want to change 

ii. Click Table menu 

iii. Select Table Auto format 

iv. Select Table style you like. E.g. grid 4, List 5 etc. 

v. Click ok. 

12. How to use Table Formula. 
Steps: 

i. Position your cursor where you want to display your results. 

ii. Click Table menu. 

iii. Click formula. 

iv. Insert your formula e.g. Sum (Left)! Sum (Above), Average (C2:D2), max (C2:D2), etc. 
Click OK 

CLIP ART /PICTURE AND WORD ART 
A How to insert clipart I picture 
Steps: 

v. Position your cursor 

vi. Click Insert menu 

vii. Point Picture 

viii. Click ClipArt / Picture from, a, file, b, scanner, c, camera etc 

ix. Select picture / clipart you like 

x. Click Insert. 

How to insert Word Art 

Steps

1. Click Insert Menu 

2. Point picture 

3. Click WordArt 

4. Choose Word Art style you want to use 

5. Click ok

6. Type your text also you can change font, Font style etc 

7. Click ok 

PROTECTING DOCUMENTS FROM OPEMNG: 
Steps.

i. Click on Tools menu 

ii. Click Option 

iii. Click on the’ Security On the dialog box displayed, 

iv. Type the correct password used to protect the document 

v. Click Ok 

vi. Confirm your password 

vii. Click Ok 

viii. Save changes 

Inserting Auto shape 

Shapes can be resized, rotated, flipped, colored, and combined to make more complex shapes. Many have an adjustment handle that you can use to change the most prominent feature of a shape — for example; you can change the size of the point on an arrow. 

The AutoShapes available on the Drawing toolbar include several categories of shapes: lines, connectors, basic shapes, flowchart elements, stars and banners, and callouts. More shapes can be found in the Clip Organizer as well. 

You can add text to shapes. The text you add becomes part of the shape - if you rotate or flip the shape, the text rotates or flips with it. 

Steps

F Click on Insert menu 

F Point Picture 

F Click on AutoShape 

F AutoShape Toolbar will display 

F Click on AutoShape you want to use E.g. Basic Shape, Star and Banner etc. 

F Pick one shape you want 

F Drag the mouse over the place where chosen to insert 

How to move a Shape 

F Select the shape you want to move 

F Point the shape until mouse pointer change into four direction shape 

F Drag the mouse to place where you want to keep your shape 

Reshape a shape 

1. Select the AutoShape. 

Q If the shape has a yellow adjustment handle, it can be reshaped. Some shapes do not have adjustment handles and can only be resized. 

2. Position the mouse pointer over the yellow adjustment handle. 

3. Hold down the mouse button and drag the handle to change the shape. 

Text Box 

A movable, resizable container for text or graphics, Use text boxes to position several blocks of text on a page or to give text a different orientation from other text in a document. 

Text boxes can be treated as shapes. They are formatted in many of the same ways shapes are formatted, including adding colors, fills, and borders. 
Bow to Insert Text Box 

1. Click Insert menu 

2. Click Text Box 

3. Drag the mouse over the place where chosen to insert Text Box 

PRINTING PREVIEW DOCUMENT 

1. Click on File menu 

2. Click print preview 

a. Magnifier 

Magnifiers a document in print preview for easier reading click and then when the mouse pointer change to a magnifying glass click the document to zoom out or in. magnifying a page does not affect printing size. 

b. One Page 

Scales the editing view so you can see the entire in normal view 

c. Shrink to fit 

Reduce the number of page in a document by one so that you can prevent a small portion of a document from spilling onto another page. 

d. Close 

Exit print preview or close the toolbar and returns to your previous view. 

PRINTING DOCUMENT 

Steps

1) Click File menu

2) Select and Click “Print”

3) On dialog box which appears; select PRINTER

4) Page range

Select one chooses below:

© All

© Current page

© Pages

5) Paper size

6) Number of Copies to print

7) Click Ok button